大会運営されている方の多くは、ご自身がソフトテニス経験者ということが多いと思います。
しかし、全国大会のような大きな大会では、様々な方の力を借りないと運営ができませんよね。
また、様々な役割を作って、その係の人の中でも情報の共有が必要になります。
大きな大会の運営でよく起きることとして
- 朝に集まってみたが自分の役割がわからない
- 自分の役割の段取りが決まっていない
- 何をしたらよいかわからない
このような経験をしたことないでしょうか。
これらのことは関係者との情報共有不足により発生していることがほとんどです。
今回は大会運営がスムーズになる情報共有の方法について紹介します。
運営メンバーは何人必要か
市町村単位の大会から全国大会、世界大会まで大会の大きさはさまざまですが、それぞれの大会でどのくらいの人数が必要なのか掘り下げていきたいと思います。
市町村単位の大会 : ５人
その市町村にかかわる人だけの参加で４～６面のコートを使用する規模の大会であれば5人で足りるでしょう。
役割を付けるのであれば以下のようになります。
- 大会会長
- 審判委員長
- 競技委員長
- 審判委員
- 競技委員
４から６面のコートの規模であればコートの状況も把握しやすいので連絡事項やコート変更等の状況変化に対して直接口頭で連絡することで、特に課題なく運営ができるのではないでしょうか。また、駐車場、近隣の苦情対応、当日のトラブルも少ないと思います。
県レベルの大会 ：１０人
県大会になるとその県のすべての人が集中するので、コート面数も１０面から１６面必要になりますね。
このくらいの規模ですと１０人くらいは必要ではないでしょうか。
役割を付けるのであれば以下のようになります。
- 大会会長：開会式、各種表彰対応
- 審判委員長：審判審議全般とりまとめ
- 競技委員長：競技全般とりまとめ
- 審判委員：審判補助
- 競技委員：採点表作成係
- 競技委員：採点表作成係
- 競技委員：記録係
- 競技委員：記録係
- 競技委員：進行状況把握係
- 総務委員：参加料、各種表彰対応
１０から１６面になると一人ですべてのコートの状況把握は難しくなります。
また、採点表や記録の数も増えるので一人では間に合いませんし間違いも発生しやすくなります。
そのためにそ進行をスムースに進めるための要員が必要となります。
全国大会 ： １００人以上
全国大会規模になると、参加者や観客の数が増えるため、運営側も要員がたくさん必要になります。
また、２日間や３日間の開催になるため連続して手伝ってもらえる人を集めないといけません。
コートの面数は１２から２０面くらいで考えた場合でも１００人は必要になってきます。
全国大会の規模までなっていれば実行委員会を立ち上げて１年前くらいから準備が必要になります。
実行員会についての役割を説明します。
〇実行委員長。副実行委員長
実行にかかわるすべてのとりまとめ責任者
①総務委員長
会場準備（競技会場、式典会場）・式典関係・表彰・来賓対応
②事業委員長
受付・進行・記録・審判
③広報委員長
渉外・広告・協賛
④財務委員長
会計全般
４つの委員に対しては５人くらい必要ですので２０人くらいの実行委員会となりますね。
それ以外で当日協力いただく補助員の方を足すことになるので、
- 審判補助員
- 得点ボード補助員
- 駐車場誘導員
- 各種委員の補助員
このくらいの役割として補助員が必要となり合計では１００人くらいの協力が必要となります。
実行員会の中で、月１回程度の情報共有が必要
どのような規模の大会でも役割は明確にしておく必要があります。
特にトラブル発生時の判断はだれが行うのか等です。
トラブルの発生しない大会はあまりないと考えて、事前に役割を明確にしておき、関係者で合意をとっておくことをお勧めします。
特に全国大会の規模になると係も増えやることも増えていきます。
役割があいまいだと自分たちの作業が進まないだけでなく、参加している選手や応援で来ている方へも迷惑が掛かります。
実行委員会が設立してるのであれば、控えめに言っても月に１回くらいの打ち合わせが必要です。
なぜなら、各委員での進捗状況を共有しながら全体の連携をとる必要があるからです。
情報の共有を行うことで、進みが早いところと遅いところを理解したうえで各委員の作業がすすめられるでしょう。
関連記事⇒ソフトテニスの大会運営に必要なもの！当日の準備について紹介します
当日の連絡手段を明確にしておこう
ハンディトランシーバーが役立ちます
どれだけ綿密な計画と準備を行ってきても当日の変更、対応は必要になってきます。
天候、体調、要員の変化、想定していないことが起きても落ち着いて対処が必要です。
そのためには各委員、係の代表に無線機を配り常に各現場と情報共有できるようにしておきましょう。
特に進行の方法や順番等が変わった場合は進行、審判、総務、受付等ほとんどの委員に影響が出るので注意が必要です。
その場の勝手な判断で進めてしまうと、他のコートと方法が違っていたり、待っていたコート主任と意見が合わなかったり、選手からも質問が増えることになります。
このようなハンディトランシーバーがあるととても役立ちますね。
ついでにイヤホンマイクもあるととても便利です。
トラブルは突然やってくる
選手や観客等から様々な質問を受けます。
その中でもその場で答えられないような相談事項についてはあらかじめ相談役を決めおくとよいでしょう。
現場も回答に困る場合もありますので、トラブルは突然やってくるものです。
しかし、トラブル発生する前提で考えておけば対応も早くできますね。
まとめ
・運営メンバーはこのくらい必要です
市町村の大会 ：５名
県レベルの大会：１０名
全国大会 ：１００名
・実行員会の中で月１回程度の情報共有が必要
・当日の連絡手段を明確にしておこう
今回は参加者全員が満足できる大会運営のコツを紹介しました。
市町村、県の大会であれば皆さん満足したまま大会が終了できているのではないでしょうか。
しかし、全国大会クラスになると様々なことが起こり、対応が必要になってきます。
１年前から実行員会を作りしっかり準備することでほとんどの不安は解消されるとおもいます。
大会を無事終了した後の達成感は気持ちがよいと思います。
情報共有をしっかり行って参加者全員が満足して帰れる大会運営を目指しましょう。
あなたも素敵なソフトテニスライフを。
大会運営についてほかの記事でも紹介していますので読んでみてください。
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