こんにちは、そるとファームです。
- 大会運営をしてみたいが、規模と参加者数の見積もりはどうしたらよいのか。
- 初めてなので何を準備したらよいのかわからない
- 当日のスケジュールや試合進行の管理や準備するものがわからなくて不安
このように大会の運営にいろんな不安があるのではないでしょうか。
この記事を読んでいただくと、初めて大会を運営する方でも、大会運営に必要な準備アイテムがわかります。
また、経験がなくても少ない人数で大会を運営できるポイントも紹介していきます。
大会運営12年の経験から、大会運営の困りごとやノウハウを惜しみなく紹介していきます。
ソフトテニス大会開催に必要な事前準備
ソフトテニスの大会を開催したいと思ったら事前の準備が重要になります。
私が実践しているコツを紹介しながらポイントを掘り下げていきます。
大会を開催しようと思ったら最初に検討することは２つ！！
大会の日時を決める
県大会以上の大きな大会は年度の初めに予定が決まっています。
そのタイミングと同じになってしまうと参加者がなかなか集まりません。
大会の日程を把握したうえで空いている日時を探します。
調査の仕方としては、各県の連盟のホームページから年間の予定を確認します。
もし、地域のローカル大会を開催したい場合は開催したい地域の連盟、協会に問い合わせしてみるとよいでしょう。
参加者の対象を決める。
誰向けの大会なのかを決めましょう。
一般、高校生、中学生、小学生。大会を開催したいと思っている方であればこれはある程度決まっているかと思います。
どのカテゴリーを参加対象とするかで大会の規模が変わってきます。
コートの面数、開始、終了時間に大きく影響しますので最初に決めておきましょう。
大会の参加者を集めるためには
大会の参加者を集めるためには案内を出します。
一般が対象であればクラブ長宛に出すこととなります。
その他の方法としてはスーパー等の掲示板を活用するか、ホームページを持っていればそこでPRするのもよいでしょうか。
大会運営の協力者をあつめるには
大会運営の協力者はゼロから探すのは大変です。
まず、同じクラブ内で見つけるのか一番早いです。
クラブ員に相談して手伝ってもらいましょう。
大会役員の役割分担を決めましょう
運営の協力者が見つかったら役割分担を決めます。
役割があいまいにならないようにです。
大きな役割だと、大会会長、競技委員、審判委員、総務委員で構成します。
やろうと決めた人が大会会長だとすると、他に3人集まれば役割分担が可能になります。
必要なテニスコートの面数。テニスコートの予約は3か月以上前に。
1日で消化するのか、2日間行うのか？開催日に他の大会がないのかを事前に調査、検討しておきます
地域のローカル大会であれば1日で消化したいので必要面数を計算する必要があります。
ソフトテニスは1試合30分で計算するとよいでしょう。
9時から16時までを大会の時間とした場合、1面で14試合消化が可能です。
40ペアぐらい集まる大会であれば4面は必要になります。
ここからが本番、要綱の作成～申し込みの収集まで
事前準備で大会の概要、手伝ってもらえる人、コートの面数が決まりました。
この後は実際に参加の要綱を作成し、案内を配って参加をあつめましょう。
要綱を作成し送付しましょう。締め切りは2週間前に設定
要綱を作成します。
要綱には大会の趣旨、概要、申し込み先、申し込み期限を必ず記載します。
要綱のサンプルを知りたい方は「大会要項 書き方」で検索してみてください。
たくさんサンプルが見つかりますので、気に入ったものを参考にするといいと思います。
要綱作成のポイントとしては、申込の締め切りは2週間前に設定しておくと、慌てることなく準備ができるようになります。
申し込み状況を整理していく
申し込み状況をこまめにチェックしてまとめていくことをお勧めします。
まとめてやろうとするとミスが発生します。
また、申し込みは締め切りギリギリに集中することが多いです。
申し込みが来なくても慌てずに気長に待つ必要があります。
申し込みが集中してきても確認できるように、まとめて確認するのではなく、申し込みが来たものから順番に確認しておきましょう。
組み合わせ（ドロー）を作成する
申し込みが集まったら組み合わせを決めていきます。
トーナメント形式の試合でのシード位置については、ソフトテニスハンドブックの第３章第１４条（組み合わせ）の規定により、基本的には下記の図の通りと定められています。
これを参考にトーナメント表を作成し、申し込みに沿って選手を埋めていくこととなります。
参加ペア数によって、シード間に入るペア数が変わり、５００ペア近くの大会では、それぞれのシードの位置で更に上記の図の組み合わせが作られる事もあります。
過去の実績がない大会の場合、そのチームの中で番号が若い順番から強い順番になっていますので、チームの強いもの同士がすぐに対決しないように組むのが良いでしょう。
組み合わせを決めるうえでのポイント
- 同じチーム同士が一回戦で対戦しない
- 同じチームの4番手までは準決勝で当たるように配置する
これをベースにいろいろ条件を付けながら検討するとよいでしょう。
試合の進行表を作成する
組み合わせが決まったら進行表を作成します。
試合の順番を決めて1コートで何番まで試合を行うのかを明確にすることで、選手が迷わずに試合のコートへ入場してもらえます。
主催者側としては大会の進行把握と終了時間の見積もりが可能となります。
進行表をうまくうまく作成できるかどうかで、当日の忙しさが変わっています。
大会役員と相談してスムーズな進行になるように工夫しましょう。
ドローに付与する情報
組み合わせ（ドロー）が決まったら、選手に配布する冊子を作成します。
ドローは主に以下の内容を印刷するのでA3サイズの用紙で作成することが多いです。
ドローに記載する内容を紹介します。
表紙：大会名称、日時、場所、役員名、協賛団体名、主催団体名
内容①：組み合わせ（ドロー）
内容②：試合進行表
裏表紙：広告等
実際に大会を運営してみよう。大会運営のポイントを教えます。
ここまでくれば大会当日を迎えるのみです。
長くなりましたので、大会当日のコツは別記事にて紹介したいと思います。
まとめ
- 大会日時と参加対象を決めよう
- ソフトテニスは1試合30分で計算する
- 1面で14試合消化可能
- 申し込みの締め切りは2週間前に設定する
- 組み合わせを決めるうえでのポイントは2つ
- 試合の進行表を作成することで運営の負担を軽減
今回はソフトテニス大会運営の段取りのポイントを紹介しました。
ソフトテニスの大会運営は準備・段取り・当日の進行と一人ではできませんよね。
みんなで協力がしやすい体制を作ってより楽しい大会運営をしていきましょう。
皆さんで素敵なソフトテニスライフを楽しみましょう。
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